Documentación completa del proyecto en el módulo Soporte
21 documentos en cuatro secciones, escritos sobre el comportamiento real del sistema —incluidos los casos que costaron diagnosticar esta semana. Manual de usuario (visible para todos): primeros pasos, recepción, toma de muestras, portal del enfermero y administración. Orientado a tareas concretas, no a describir pantallas. Documentación técnica: índice de módulos, turnero, formularios y firma digital, WhatsApp y bot, domicilios, webhook (migrado de WEBHOOK_ENDPOINTS.md) e inventario de endpoints. Arquitectura: visión general, enrutamiento y registro de módulos, roles y permisos, modelo de datos, integración con WhatsApp, y decisiones tomadas con su deuda técnica asociada. Operación: runbook de incidentes ordenado por síntoma, configuraciones críticas —incluido qué vive en Meta y no en la base— y despliegue. Se documentan explícitamente las trampas conocidas: role/role_id que hay que mantener sincronizados, las columnas can_* que el control de acceso no lee, las URL de plantilla que no se cambian desde el código, y las columnas históricas que quedaron en NULL sin forma de recuperarlas. README_DOCS.md apunta al módulo y explica cómo agregar páginas. Co-Authored-By: Claude Opus 5 <noreply@anthropic.com>
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Lizandro Guarnizo
co-authored by
Claude Opus 5
Claude Opus 5
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018fb13332
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32c209710c
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# Primeros pasos
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Lo mínimo para moverse por el sistema, sin importar el rol.
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## Entrar
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Se ingresa con usuario y contraseña. Si no reconocés tu usuario, buscá tu **número de cédula**: la mayoría de las cuentas del personal se crearon así.
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Al entrar vas directo a la pantalla principal de tu rol. No todos ven lo mismo: el menú de la izquierda muestra únicamente los módulos habilitados para vos.
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## Si no ves algo que deberías ver
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Casi siempre es una de estas dos:
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1. **Te cambiaron los permisos hace poco.** Los permisos se cargan **al iniciar sesión**. Cerrá sesión y volvé a entrar.
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2. **Tu rol no lo incluye.** Pedile a un administrador que lo revise.
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## Cómo está organizado
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| Zona | Qué contiene |
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| Menú izquierdo | Los módulos a los que tenés acceso |
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| Barra superior | Tu usuario y el cierre de sesión |
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| Centro | La pantalla activa |
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## Los módulos principales
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| Módulo | Para qué |
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| **Turnero** | Turnos presenciales: recepción, toma de muestras, pantallas |
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| **Domicilios** | Visitas domiciliarias y su asignación a enfermeros |
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| **Pacientes** | Fichas clínicas e historial |
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| **Órdenes médicas** | Órdenes recibidas |
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| **Formularios** | Consentimientos y fichas; diseño y envíos |
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| **Soporte** | Esta documentación |
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## Cosas que conviene saber desde el principio
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**Los turnos no se borran.** Se cancelan o se marcan como ausente, pero quedan registrados. Es a propósito: el historial tiene valor clínico y administrativo.
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**Las firmas quedan con nombre y cédula.** Cuando firmás un formulario, el sistema registra quién sos. No es opcional ni configurable.
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**Una muestra pendiente no se pierde.** Si un paciente queda debiendo una muestra y vuelve otro día, aparece sola en la estación, marcada como *visita anterior*, con los exámenes de aquella orden.
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**Nadie factura lo que no terminó.** En los reportes del día, lo cobrado en turnos finalizados y lo que sigue en curso se muestran por separado. Los ausentes y cancelados no se cuentan.
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## Manual según tu rol
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- [Recepción](?m=soporte&v=documentacion&s=manual&d=recepcion)
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- [Toma de muestras](?m=soporte&v=documentacion&s=manual&d=toma-de-muestras)
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- [Enfermeros — domicilios](?m=soporte&v=documentacion&s=manual&d=enfermeros)
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- [Administración](?m=soporte&v=documentacion&s=manual&d=administracion)
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# Recepción
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Guía de la pantalla de recepción del turnero: desde que llamás al paciente hasta que pasa a toma de muestras.
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## Tu escritorio
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Si el equipo está registrado por IP o token, el menú te muestra **solo tu escritorio**. Si no lo está, ves todos y elegís.
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Esto lo configura un administrador en `Configuración del turnero`. Si estás viendo escritorios que no son el tuyo, avisá: significa que ese equipo no quedó registrado.
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## El flujo completo
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### 1. Llamar al paciente
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**Llamar siguiente** toma el turno con mayor prioridad de la cola. También podés llamar a uno específico si hace falta saltarse el orden.
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El turno aparece en la pantalla de TV de la sala de espera.
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Si el paciente no responde, **Marcar ausente**. Queda registrado como ausente y no cuenta en la facturación.
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### 2. Verificar o crear el paciente
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Buscá por cédula o nombre.
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- **Existe** → se cargan sus datos y su historial.
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- **No existe** → creá la ficha. Cédula, nombre completo, fecha de nacimiento, teléfono y EPS.
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> El teléfono importa más de lo que parece: es a donde se envían los consentimientos y las encuestas. Un número mal escrito significa un consentimiento que nunca llega.
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### 3. Seleccionar exámenes
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Cargá los exámenes solicitados. Si viene con una orden en RIPS, se pueden importar directamente en vez de cargarlos a mano.
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Al elegir los exámenes, el sistema decide solo qué consentimientos hacen falta: algunos van atados a un examen concreto (VIH, por ejemplo) y otros a la estación de destino.
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### 4. Datos de facturación
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Valor cobrado, método de pago, número de recibo. Si es por empresa o EPS, cargá el NIT y la autorización.
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Se admite pago combinado — efectivo más tarjeta, por ejemplo.
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### 5. Consentimientos
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Los que hagan falta aparecen listados con su estado. Se envían al WhatsApp del paciente, que los firma desde el celular.
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**No podés guardar la solicitud si quedan consentimientos sin firmar**, salvo que sea una visita de *solo entrega de muestras*.
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Si el envío por WhatsApp falla, el sistema manda un enlace en texto plano como respaldo.
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### 6. Elegir destino y guardar
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Seleccioná la estación de toma de muestras y guardá. El turno pasa a esa estación y el paciente sale de tu escritorio.
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## Situaciones frecuentes
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### El paciente solo viene a entregar una muestra
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Marcá **Solo entrega de muestras**. Se saltan los consentimientos por examen y no hace falta seleccionar exámenes.
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> Ojo: el formulario **Datos Toma de Muestras (F-LAB-08)** se sigue exigiendo en la estación. Ese no se omite nunca, porque recoge la historia clínica del momento de la toma.
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### El paciente ya vino antes y quedó debiendo una muestra
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No tenés que hacer nada especial. En la estación de toma de muestras le va a aparecer sola, marcada como *visita anterior*, junto con los exámenes de aquella orden.
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### El paciente no recibió el consentimiento
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1. Verificá el número de teléfono en su ficha.
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2. Reenvialo desde la lista de consentimientos.
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3. Si sigue sin llegar, avisá a un administrador: puede ser un problema de la plantilla en Meta, que no se arregla desde acá.
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### Hay que corregir algo después de guardar
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Mientras el turno no esté finalizado, un administrador puede reabrirlo desde el historial y cambiar su estado.
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## Encuestas
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Desde el historial se le puede enviar una encuesta de satisfacción al paciente por WhatsApp.
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# Toma de muestras
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Guía de la estación de toma de muestras: atender al paciente, recibir sus muestras y firmar los formularios.
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## Tu estación
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Igual que en recepción, si el equipo está registrado por IP o token, ves **solo tu estación**. Si no, las ves todas.
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## Atender un turno
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Los pacientes derivados desde recepción aparecen en tu bandeja. Al abrir uno ves su ficha completa: datos, exámenes solicitados, muestras a recibir y formularios pendientes.
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## Recibir muestras
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Cada muestra tiene tres estados posibles:
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| Estado | Significado |
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|---|---|
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| **Recibida** | La tomaste o el paciente la entregó correctamente |
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| **Pendiente** | No se pudo obtener; queda debiendo |
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| **Rechazada** | Se obtuvo pero no sirve — hemólisis, volumen insuficiente, mal rotulada |
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Al rechazar hay que indicar el motivo. Ese motivo queda registrado y se ve después en el historial.
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### Muestras de visitas anteriores
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Si el paciente quedó debiendo una muestra otro día, te aparece con una etiqueta ámbar **visita anterior**, e incluye los exámenes de aquella orden para que sepas de qué se trataba.
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Se reciben con un clic, igual que cualquier otra. Al hacerlo, los dos turnos quedan enlazados: desde el historial podés saltar de uno al otro.
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> **El turno original no se modifica.** Sigue finalizado como estaba. Solo se registra en qué visita se completó la muestra.
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## Formularios
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### Datos Toma de Muestras (F-LAB-08)
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Obligatorio en todas las estaciones. Recoge la historia clínica del momento: síntomas, antecedentes familiares y personales, medicación, datos obstétricos si corresponde.
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Lo firmás vos, no el paciente.
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**Si el paciente ya lo llenó en una visita anterior**, aparece el botón *Cargar datos de la visita anterior*. Trae las respuestas de la última vez para que solo revises y ajustes lo que cambió. **No trae la firma**: esa la ponés vos, con la fecha de hoy.
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### Control de Tomas de Muestras Prolongadas (F-LAB-28)
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Para exámenes que requieren varias tomas en el tiempo: curvas de glicemia, prolactina, cortisol, test de Sullivan.
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Cómo funciona:
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1. **Marcá el examen.** El formulario muestra solo las tomas de ese examen; si el paciente tiene dos exámenes seriados, muestra las de ambos.
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2. **Configurá los tiempos** si te lo pide (minuto 0, 30, 60…).
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3. **Firmá cada toma** a medida que la hacés. El sistema registra la hora y **quién firmó**.
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4. Cuando firmás una, el sistema calcula cuándo toca la siguiente y muestra una cuenta regresiva.
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> Cada toma se firma por separado y queda con el nombre de quien la hizo. Si cambia el turno del personal a mitad del protocolo, cada toma conserva el nombre correcto.
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Si hay que cerrar el protocolo antes de terminar todas las tomas, se puede hacer indicando el motivo.
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## Antes de finalizar
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El sistema no te deja finalizar si quedan muestras sin decidir. Cada una tiene que estar recibida, pendiente o rechazada.
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## Comentarios
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Podés dejar notas en el turno. Quedan visibles para el resto del personal y en el historial.
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## Preguntas frecuentes
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**¿Puedo revertir una muestra que marqué mal?**
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Sí. Con el botón de deshacer vuelve a pendiente.
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**El formulario me muestra secciones de exámenes que el paciente no tiene.**
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Avisá a soporte. Debería mostrar únicamente las del examen marcado.
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**¿Qué pasa si el paciente se va sin dar una muestra?**
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Dejala en **pendiente**. Cuando vuelva —el día que sea— le va a aparecer sola a quien lo atienda.
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# Enfermeros — domicilios
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Guía del portal del enfermero: tus visitas domiciliarias, cómo agendarlas y qué hacer en cada una.
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## Tu portal
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Al entrar vas directo al portal. Ves **tus** domicilios: los que te asignaron y los que agendaste vos.
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Está pensado para usarse desde el celular en la calle.
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## Agendar un domicilio
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**Nuevo domicilio** abre el formulario:
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1. **Paciente** — buscalo por cédula. Si no existe, se crea ahí mismo.
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2. **Dirección** — la del paciente con un botón, o escribí otra. Agregá indicaciones si el lugar es difícil de encontrar («apto 302, tocar campanilla»).
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3. **Fecha y hora**.
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4. **Servicio** — qué se va a hacer.
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5. **Seguro y autorización** si aplica.
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6. **Valores** — domicilio, copago.
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## Editar
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Podés editar los domicilios **que agendaste vos** y también **los que te asignaron**. El botón *Editar* aparece mientras el domicilio no esté completado ni cancelado.
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## Avisar al paciente por WhatsApp
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Hay un enlace que abre WhatsApp con el mensaje ya escrito, presentándote como profesional del Laboratorio Ximena Caicedo. Solo revisás y enviás.
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## Notas y archivos
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Podés dejar dos tipos de nota en cada domicilio:
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- **Nota de ficha** — estructurada, para datos clínicos.
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- **Nota libre** — texto suelto.
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Ambas admiten fotos y archivos adjuntos, útil para órdenes médicas en papel o resultados.
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## Formularios
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Podés enviarle un formulario al paciente para que lo firme desde su celular, o copiar el enlace para pasárselo por otro medio. Los que ya firmó se pueden consultar desde el mismo domicilio.
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Cuando firmás vos un formulario, queda registrado con tu **nombre y cédula**, tomados de tu ficha de enfermero.
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## Estados de un domicilio
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| Estado | Significado |
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|---|---|
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| Programado | Agendado, sin atender |
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| En curso | Estás en la visita |
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| Completado | Terminado |
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| Cancelado | No se hizo |
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## Preguntas frecuentes
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**No puedo editar un domicilio.**
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Solo se pueden editar los propios o los asignados a vos, y solo si no está completado ni cancelado.
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**El paciente cambió de dirección.**
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Editá el domicilio. Si el cambio es permanente, actualizá también la ficha del paciente.
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**Necesito reprogramar.**
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Editá la fecha y hora, y avisale al paciente por WhatsApp.
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**¿Puedo ver domicilios de otro enfermero?**
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No. El portal muestra únicamente los tuyos.
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# Administración
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Tareas de administrador: usuarios, permisos, configuración y reportes.
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## Usuarios y permisos
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### Crear un usuario
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La convención de la casa es usar el **número de cédula como nombre de usuario** para el personal asistencial.
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Cargá también la **cédula** en su ficha: es lo que aparece bajo la firma en los formularios. Si falta, el documento sale firmado sin identificación.
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Los enfermeros son un caso aparte: su cédula sale de la ficha de enfermero, no del usuario.
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### Cambiar el rol de alguien
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> Un usuario tiene **dos** campos de rol y hay que cambiar los dos. El texto (`role`) es lo que muestra la interfaz; el vínculo (`role_id`) es de donde salen los permisos reales.
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Si cambiás solo uno, el usuario ve un rol y tiene los permisos del otro. Ya pasó.
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Después del cambio, **el usuario debe cerrar sesión y volver a entrar**: los permisos se cargan al iniciar sesión, no en cada pantalla.
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### Dejar un módulo en solo lectura
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Lo que decide si alguien puede modificar es el campo `permission` (`read` o `write`) de cada módulo del rol.
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> Las columnas `can_editar`, `can_crear` y similares **no se usan** para el control de acceso. Ponerlas en cero no impide nada. Lo que manda es `permission`.
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## Turnero
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### Escritorios y estaciones
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Cada puesto de recepción y cada estación de muestras es un *lugar*. Se les puede asignar:
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- **Formularios obligatorios** — todo paciente que pase por ahí los debe firmar.
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- **Equipos por IP o token** — así el operador ve solo su puesto y no puede confundirse.
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### Formularios obligatorios
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Se exigen por dos vías, y se acumulan:
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| Vía | Ejemplo |
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|---|---|
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| Por examen | VIH exige su consentimiento específico |
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| Por estación | Toda toma de muestras exige F-LAB-08 |
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### Pantalla de TV
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Admite una lista de videos e imágenes que se reproducen en bucle, uno detrás de otro. Se pueden reordenar arrastrando y a cada imagen se le fija cuántos segundos dura.
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### Reabrir un turno
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Desde el historial se puede cambiar el estado de un turno, incluso reabrir uno finalizado, ausente o cancelado.
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## Facturación del día
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El panel muestra tres cifras:
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| Cifra | Qué incluye |
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|---|---|
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| **Facturado** | Turnos finalizados |
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| **En proceso** | Turnos aún activos, ya cobrados pero sin cerrar |
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| **Total estimado** | La suma de ambos |
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Los turnos **ausentes y cancelados no se cuentan** en ninguna: no se van a cobrar.
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## LIA
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El asistente del dashboard del turnero responde preguntas sobre la operación del día: tiempos por profesional, facturación, exámenes más pedidos, buscar un paciente.
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Tiene un presupuesto de consumo. Cuando se agota, se bloquea y hay que reponerlo. El consumo por pregunta es alto porque envía el contexto completo del día cada vez.
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## Documentos
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Los datos que salen en el encabezado de todos los documentos —nombre, dirección, ciudad, teléfono, logo, color— se editan desde **Configuración del laboratorio**, sin tocar código.
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> La dirección física se cambia desde ahí. Pero **la URL de los botones que llegan por WhatsApp no**: esa vive en la plantilla aprobada por Meta y se cambia en el WhatsApp Manager, con reaprobación de por medio.
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## Términos y condiciones
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El bot exige aceptarlos antes de conversar. La URL del documento está en **dos lugares** que hay que cambiar juntos: la versión activa de términos y el texto del mensaje de bienvenida, que la repite dentro.
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Se vuelve a pedir la aceptación cuando pasan 6 meses o cuando se publica una versión nueva marcada para reenvío.
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## Cuando algo falla
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El [runbook de incidentes](?m=soporte&v=documentacion&s=operacion&d=runbook) tiene los casos frecuentes con su diagnóstico y solución.
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Reference in New Issue
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